Normatywy kancelaryjno-archiwalne
Tworzymy normatywy kancelaryjne i archiwalne.
Instrukcja kancelaryjna zawiera szczegółowe zasady wykonywania czynności kancelaryjnych,obiegu, kompletowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji.
Instrukcja archiwalna zawiera unormowania w jednostkach organizacyjnych, których zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji.
Doradztwo archiwalne
W ramach świadczonych usług prowadzimy doradztwo w zakresie organizacji składnicy akt i archiwum zakładowego.
Opracowywanie akt
Opracowywanie akt opiera się na strukturze organizacyjnej jednostki. Polega na zakwalifikowaniu dokumentacji do kategorii archiwalnej i niearchiwalnej ich ewidencji, opisaniu i zabezpieczeniu w celu dalszego przechowywania.
Archiwizacja akt
Firma DOKUMENTA świadczy usługi archiwizacyjne. Zajmujemy się przechowywaniem dokumentów w naszych składnicach. Odpowiednie oraz systematyczne porządkowanie i archiwizowanie dokumentów firmowych pozwala zachować przejrzystość i bezpieczeństwo dokumentacji oraz akt.
Zapraszamy do współpracy osoby, które nie są w stanie prowadzić własnego archiwum, lub nie chcą tworzyć dodatkowego etatu archiwisty.
Zatrudniamy wykwalifikowanych archiwistów oraz posiada własny wypracowany i sprawdzony know-how, dotyczący zarządzania dokumentacją, prowadzenia składnicy akt wraz z ich porządkowaniem i archiwizowaniem oraz bezpiecznego niszczenia nośników informacji.
Przechowywanie akt
Zajmujemy się przechowywaniem dokumentów i akt. Oferowana usługa obejmuje:
- spakowanie dokumentów w pudła archiwizacyjne,
- transport dokumentów do nasze składnicy,
- rejestracja dokumentów w komputerowej bazie danych,
- wprowadzenie pudeł z dokumentami do magazynu,
- nadanie adresu magazynowego,
- rejestracja w systemie komputerowym.
Pudełko archiwizacyjny 0,8 mb plombowany o wymiarach 60x38x35 w cenie 10,00 PLN netto/szt.
Usługi archiwizacyjne
Oferujemy szeroki zakres usług archiwizacyjnych. Działamy na terenie woj. zachodniopomorskiego w szczególności w Międzyzdrojach, Kamieniu Pomorskim i Dziwnowie.
Przechowywanie dokumentów
Porządkowanie archiwów zakładowych
Digitalizacja Dokumentów
Digitalizacja i indeksowanie dokumentacji.
Archiwizacja dokumentacji
Archiwizacja dokumentacji jest naszą specjalnością posiadamy odpowiednie pomieszczenia do przechowywania dokumentacji oraz wieloletnie doświadczenie w świadczeniu tego typu usług.
Obsługa archiwizacyjna firm
Zakres usług oferowanych przez naszą firmę to także obsługa archiwizacyjna firm i instytucji.
Przechowywanie dokumentacji
Przechowywanie dokumentacji archiwalnej wykonujemy przede wszystkim zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zachęcamy wszystkich klientów do zapoznania się z ofertą naszej firmy i skorzystania z wszystkich oferowanych przez nas usług w atrakcyjnych cenach.
Kartoteki osobowe
Prowadzenie kartoteki osobowej pracownika (kompleksowa obsługa dotycząca rozliczeń pracownika, ZUS).
Archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów. Zajmujemy się archiwizacją dokumentów i zapraszamy do kontaktu
Archiwizacja (porządkowanie)
Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbioru. Zanim akta trafią do archiwum muszą zostać odpowiednio uporządkowane, konieczne jest również określenie ich kategorii co jest jednoznaczne z wymaganym okresem przechowywania. Proces archiwizacji rozpoczyna się już w momencie wytworzenia akt w danej jednostce. Aby proces ten przebiegał prawidłowo konieczne jest wprowadzenie instrukcji kancelaryjno-archiwalnej.
Utylizacja
Nadrzędnym celem podczas niszczenia dokumentów jest zachowanie poufności zawartych w nich danych. Od początku istnienia firmy wprowadziliśmy procedury pozwalające spełnić ten warunek.
- Akta pakowane są do solidnych worków transportowych
- Każdy worek posiada swój numer.
- Każdy worek jest plombowany unikalną plombą.
- Worki transportowane są do zamkniętego monitorowanego magazynu bądź od razu do miejsca utylizacji.
- Plomba zrywana jest tuż przed wrzuceniem zawartości worka do młyna.
- Przed odłożeniem sprawdzamy, czy nic nie zostało w środku
- Podczas niszczenia obecny jest co najmniej jeden członek zarządu i jeden archiwista
- Proces zerwania plomby i niszczenia może zostać nagrany i przekazany na DVD bądź karcie SD
- Po zakończonym procesie niszczenia wystawiany jest certyfikat opatrzony hologramem.
- Wszyscy pracownicy przeszli szkolenie z zakresu ochrony danych
- Na życzenie (lub ze względów proceduralnych) akta mogą być przewiezione w konwoju z bronią
Nie handlujemy przetworzonym materiałem
Nie składujemy akt na stosach
Nie wrzucamy akt na taśmociągi
Wszyscy pracownicy przeszli szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych.